Los robots no son necesariamente como los pintan. En el caso del Robotic Process Automation (RPA) hablamos de software que permite al ser humano hacer a un lado tareas monótonas y cuya vulnerabilidad provoca pérdida de tiempo y dinero, más aún al cometer errores. Es decir que los bots de RPA convierten lo complejo y delicado en algo simple, seguro y rápido.

Imagina un empleado incansable, que no se queja, que no requiere pausas, que no se enferma, que trabaja sin parar y sin equivocarse 24 horas al día, toda la semana, todo el año. Eso es un Robot de Software, un empleado virtual a nuestra completa disposición y que sigue reglas específicas.

Ahora bien, cuando el área de finanzas y contabilidad carece de procesos automatizados, el riesgo es alto por ser susceptible de errores humanos. En tal escenario, se requiere de recursos y horas extra para asegurar por completo que, por ejemplo, el alta de proveedores contiene información correcta.

En esa medida los informes sobre notas de crédito son una pesadilla inevitable. Mientras que las tareas de validación de cifras irremediablemente son sinónimo de dolor de cabeza. Y, claro, la lista continúa con la recopilación de transacciones y demás datos cruciales para el cierre contable sin considerar las fugas de información sensible.

Pero, ¿si te decimos por qué esto en realidad debería formar parte del pasado? Puesto que los bots de software de RPA liberan de tareas repetitivas y estresantes. Porque al contar con tecnología RPA estás a un clic de la consulta de bases de datos fiscales, de listas de fraude y de clientes morosos.

El efecto RPA en tu organización es contundente. ¿Por qué? Aquí tan solo cinco características de este fascinante universo de soluciones:

• Automatiza las actividades basadas en reglas de negocio claras y precisas.
• Minimiza los riesgos de errores humanos.
• Aumenta la velocidad de respuesta en tus procesos.
• Beneficia notablemente el procesamiento de información y trazabilidad de operaciones.

Es así como la tecnología RPA permite verificar y validar documentación de clientes que es presentada vía online, enviar contratos y realizar análisis de riesgo. Se encarga de realizar el alta de clientes y proveedores, registrar y generar facturas, prevalidar créditos e incluso elaborar reportes en portales externos. Entre sus capacidades también destaca la automatización de cuentas por pagar y el monitoreo periódico de cuentas por cobrar. Hace posible un ambiente de seguridad y cumplimiento de primer nivel al generar informes y percepciones.

Con esta clase de flujo, el tiempo para el procesamiento de datos se reduce de días a minutos. Asegurando  cumplimientos normativos y lo correcto de cada componente puesto que detecta errores humanos y operaciones fraudulentas.

Seguridad, rapidez y ahorro de costos, en eso consiste el efecto que provoca RPA. En Itera conducimos a tu organización por el camino de la optimización de procesos al incrementar la productividad en tareas que dejan de ser manuales para ser automatizadas con esta tecnología.

¿El hartazgo es inevitable a causa de errores provocados por un alto volumen de operaciones? ¿El tiempo no alcanza para procesar todos los datos con efectividad?

Cuando los procesos son automatizados, el papeleo y la actividad altamente manual se convierten en el simple recuerdo de algo complejo y absurdamente tardado.

La tecnología RPA coloca el enfoque en lo esencial del flujo de trabajo, esfumando complicaciones manuales, otorgando agilidad y protegiéndolo de errores humanos. Al gestionar los datos en tus operaciones y facilitar el análisis de la información, las posibilidades se expanden al minimizar tiempos y maximizar resultados.

Pensar cómo los robots de software pueden beneficiar a tu organización, marca la pauta para algunas preguntas que ayudan a tener más claro el panorama.

Podrías cuestionarte cuáles son los procesos candidatos a ser automatizados. Para identificarlos solo responde tres preguntas acerca de las características de tus procesos:

      ¿Registran un alto consumo de recursos en tareas repetitivas?

      ¿Toman demasiado tiempo de procesamiento en tareas que no aportan valor al negocio?

      ¿Experimentan un alto impacto por errores humanos y retrabajos?

En caso de haber respondido afirmativamente, entonces ahora sabes dónde RPA puede implementarse como solución.

Y para ver resultados de forma inmediata, puedes probar RPA en procesos de baja complejidad y alto impacto. Una manera de establecer el punto de partida para liberar a colaboradores de procesos cuya alta demanda les impide efectuar tareas de mayor valor a la organización.

Un bot de RPA disminuye considerablemente costos operativos, permite la disponibilidad de información necesaria en tiempo real y hace posible que las personas se concentren en actividades más importantes.

OPERACIONES EFICIENTES

Un ejemplo de automatización con RPA que puedes aplicar en tu organización tiene que ver con el procesamiento de reclamos.

El software de RPA procesa los datos entrantes de formularios, validando los diferentes elementos requeridos. Siguiendo reglas específicas, acelera tiempos de respuesta y mitiga la posibilidad latente de errores humanos. El bot inicia sesión, descarga y verifica la información del reclamo para cargarla en el sistema correspondiente. Solo en el caso de excepciones, notificará para que un colaborador se encargue del seguimiento.

Otro ejemplo es la automatización de solicitudes en sistemas de TI, como sucede con los cambios de contraseña. En lugar de ser una tarea prioritaria para la persona que se encarga de la administración de accesos, RPA lo soluciona de forma rápida y segura.

Y cuando de gestionar una gran cantidad de datos se trata, RPA es el puente para migrar de operaciones manuales a automatizadas. Reduciendo en segundos una tarea cuyo valor radica en el análisis para tomar decisiones estratégicas una vez que los datos son extraídos, compilados y clasificados. Porque en la gestión automatizada de datos, el bot se encarga de ingresar a los sistemas para realizar estas tareas de recolección y así consolidarlos en documentos a ser analizados.

VENTAJAS AL AUTOMATIZAR

RPA es sinónimo de innovación disruptiva que consigue:

• Mejorar analítica e ingresos
• Producir información valiosa
• Optimizar tiempos de entrega
• Reducir errores
• Mejorar la calidad
• Generar soluciones eficientes

Todo esto se traduce en mayor competitividad

En Itera sabemos cómo conducir a las organizaciones por la ruta idónea de RPA. Identificando las formas para iniciar o mejorar la automatización de procesos en diferentes áreas con enfoque al negocio. Dejando que los bots se encarguen de las tareas repetitivas, transfiriendo el uso elevado de tiempo manual, tiempo que puede invertirse en actividades de mayor valor.

Hoy en día todas las empresas nos encontramos ante el desafío de la innovación para avanzar en la transformación digital y en la manera de hacer negocios. Una de las principales soluciones que permiten progresar en esta dirección son los robots de software que apoyan la ejecución automática de tareas realizadas por un humano. Esta solución ayuda a ser más eficientes en el día a día, tomando ventaja competitiva frente a las organizaciones que aún no deciden transformarse.

Se trata de la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés), tecnología que emplea robots de software emuladores de operaciones humanas en los procesos empresariales de forma no invasiva con los sistemas actuales, logrando ejecutar de forma automática y en menor tiempo las tareas repetitivas que no requieren una toma de decisión humana para su ejecución

Los RPA cuentan con alta flexibilidad y, por lo tanto, son adaptables a los cambios que sean necesarios en un corto período de tiempo, No necesitan cambios en sus procesos, Aplicaciones o Integraciones, consiguiendo una optimización de costos de hasta un 60%.

La utilización de soluciones de robotización ya fue detectada por Gartner como la primera tendencia en 2020, introduciendo el concepto en la Industria de hiperautomatización.

Dependiendo de las necesidades, un RPA puede operar tanto en versión cloud como en on premise, lo cual le permite encajar perfectamente en una estrategia de migración a la Nube, consiguiendo independencia de los sistemas físicos y aumentando la escalabilidad.

¿Cómo se implementa?

Etapa 1: Evaluación de oportunidades RPA

A partir de los objetivos que busca el Negocio, se comienza por realizar una evaluación de alto nivel de los posibles procesos candidatos para la automatización,  realizando la documentación de las eficiencias resultantes, así como  las oportunidades de ahorro de costos y tiempos. Con ello se confirma si la implementación de RPA es una alternativa para el logro de los objetivos esperados.

Etapa 2: crear un plan de implementación.

Dentro de la estrategia, el plan de implementaciones importante para establecer los pasos a seguir. Dentro de este plan de implementación es recomendable considerar los siguiente:

1. 1. Comienza con procesos simples para automatizar : todo depende de los esfuerzos iniciales. Para empezar, procesos sencillos en los que RPA proporcionará un valor significativo.
2. 2. Asegura que los procesos existentes sean eficientes: no comiences la implementación de RPA de inmediato. Si estás dispuesto a obtener los mejores resultados, asegura que los procesos existentes estén eficientemente automatizados y completamente optimizados.
3. 3. Considera la escalabilidad de la aplicación y el soporte de Inteligencia Artificial o Analítica: las empresas desconocen el hecho de la cantidad de bots implementados y cómo funcionan. Cuando la adopción de RPA comienza en un nivel funcional, la mayoría de las empresas no puede administrarlos. Para asegurarse de que los bots no se retiren, asegúrate que la organización esté bien preparada para el soporte avanzado de Analítica de los datos resultantes de los procesos..
4. 4. Abordar los riesgos de privacidad de datos: las empresas que no hacen hincapié en el monitoreo eficiente de RPA pueden conducir a un alto riesgo. Asegúrate que cada aplicación tenga una pista de auditoría. Esto ayuda a comprender el proceso de construcción, el proceso de trabajo y los cambios realizados.
5. 5. Cuenta con el software RPA correcto: cuidado con la compra de bots. Muchos tienen un número innecesario de bots que ni siquiera son útiles. Las empresas suponen que todas las soluciones RPA son iguales. Pero en realidad, cada software RPA para empresas practica un enfoque diferente hacia la automatización de procesos.
6. 6. Analiza la rentabilidad de la aplicación RPA: controla el valor de RPA más allá de la eficiencia y la rentabilidad.  Es necesario saber cómo realizar un seguimiento de la mejora en productividad, calidad y velocidad. Además, siente la diferencia en el compromiso de los empleados y la satisfacción del cliente.
7. 7. Sigue un enfoque integral de equipo: las empresas suelen entregar el proyecto completo al equipo de desarrollo. Por lo tanto, no se exploran nuevas oportunidades para mejorar los procesos desde el punto de vista del negocio.

Etapa 3: enfoque de implementación final

Un enfoque bien preparado lleva al máximo aprovechamiento de la RPA. Esto incluye generar impulso, implementar bots y monitorear su efectividad.

La implementación de RPA es un viaje y es viable siguiendo algunos pasos.

Paso 1: Evaluar las posibles oportunidades.

Paso 2: Desarrollar prueba de concepto.

Paso 3: Implementar un piloto.

Paso 4: Organizar recursos.

Paso 5: Establecer un plan de implementación.

Paso 6: Operar y monitorear.

Etapa 4: Impulsar los beneficios correctos

Los beneficios de adoptar RPA van desde aumentar la productividad hasta mejorar el compromiso de los empleados, acelerando el tiempo de comercialización y generando más ingresos.

Factor Humano: Clave para el RPA

Al momento de evaluar la implementación de una solución de RPA, uno de los factores críticos a considerar es el equilibrio que debe existir entre la funcionalidad y la simplicidad de la solución.

En este sentido, no todas las organizaciones tienen la misma madurez en su operación para abordar proyectos de RPA. Por ello debe asumirse que el enfoque y el esfuerzo para lograrlo puede ser un punto crítico y determinante a la hora de abordar este desafío.

También es importante destacar que las soluciones existentes de RPA cubren casi la totalidad de las funcionalidades que el mercado necesita y lo hacen bastante bien. Pero lo que realmente define el éxito de una implementación de RPA no es la tecnología, sino el factor humano. Es decir, que sea capaz de conseguir la aceptación y saber manejar el cambio de manera positiva respecto a lo que implica robotizar una tarea que anteriormente se ejecutaba de forma manual.

No siempre es aceptada de la mejor manera posible, por esta razón es importante contar con un socio – proveedor que no solo tenga una plataforma robusta para el despliegue, sino que también cuente con una estrategia sólida para la gestión de cambio.

No basta con aplicar las mejoras de procesos con RPA e inteligencia de procesos, también debe realizarse un seguimiento y medir las mejoras para lograr los máximos resultados. Cuando las organizaciones carecen de una visión holística y métricas para sus operaciones, es difícil saber y reportar la efectividad de los cambios en el proceso y así cumplir con los objetivos del negocio.