Política Antisoborno

Política Antisoborno

Objetivo.

Dar a conocer el alcance que establece la Política Antisoborno de Itera. Así mismo quienes son los responsables de la aplicación de la misma.

Alcance.

• Todos los empleados de Itera, Directores, Lideres.

• Socios Empresariales/ Negocio y proveedores que tengan trato con Itera.

Supervisión y Administración.

Director de Recursos Humanos, tiene la función de cumplimiento antisoborno, es el responsable de la supervisión de ésta política y del programa anticorrupción de Itera.

Reglas Generales Para Regalos.

•  Se permite ofrecer a los clientes y los proveedores atenciones empresariales como invitaciones de entretenimiento como almuerzos o cenas y obsequios o regalos de un valor máximo de US$ 1,000, la frecuencia y su suma no debe rebasar el monto definido anualmente.

• Se requiere la aprobación previa de regalos y hospitalidad por el Director General, en caso de que estos superen los US$ 1,000 anualmente.

• Nunca se debe ofrecer, solicitar, dar ni aceptar dinero en efectivo.

• No se permite ofrecer regalos e invitaciones de entretenimiento como almuerzos o cenas a las personas que están en condiciones de adjudicar contratos o aprobar los permisos, certificados o pagos.

• Ninguna persona en Itera puede recibir un regalo u hospitalidad por un valor superior al valor que estamos autorizados a dar (US$ 1,000)

Reglas Generales Viajes.

• Se permite solamente los pagos que son permitidos por los procedimientos del cliente u órgano público y por leyes y regulaciones aplicables.

• Se permite solamente el viaje necesario para el correcto desarrollo de las funciones del representante del cliente o el funcionario público.

•  Se requiere que el Director General de Itera apruebe el pago en caso de que sea algo diferente a lo antes expuesto.

• En todos los casos donde exista una excepción se deberá comunicar al área de Recursos humanos.

• Se requiere que se avise al líder o a la función de cumplimiento antisoborno de los viajes que se van a proporcionar.

• Se permiten los pagos a los viajes, alojamiento y manutención necesarios, directamente asociados con un itinerario de viaje razonable.

• Se prohíbe el pago de los gastos de los miembros de la familia o amigos así mismo como el pago de los gastos de vacaciones o de recreo.

Reglas Respecto al Patrocinio de Eventos y Contribuciones a Organizaciones Benéficas o Donaciones.

•No se deben dirigir los patrocinios ni las donaciones a un individuo, únicamente a una organización auténtica.

•Los empleados de Itera pueden patrocinar eventos o hacer contribuciones a organizaciones benéficas para fines educativos, sociales u otro tipo de fines empresariales legítimos.

•Se tiene la obligación de garantizar que los fondos que se destinan se utilizan para tal fin y no se desvían.

• Las contribuciones y patrocinios de eventos para organizaciones benéficas conocidas, para fines de marketing y promoción de nuestros servicios y fines comerciales legítimos que sea por debajo de US$ 2,000, la frecuencia y su suma no debe rebasar el monto definido anualmente.

• Se prohíben los pagos destinados a influir, o que razonablemente podrían percibirse como influencia, para obtener una licitación u otra decisión a favor de Itera.

• Se debe evitar hacer contribuciones inmediatamente antes, durante o inmediatamente después de la negociación del contrato.

• Se requiere llevar a cabo la debida diligencia sobre la organización de caridad u otro receptor para determinar si son legítimos y no se les está utilizando como un canal para el soborno.

• Se requiere que el Director General apruebe el pago para contribuciones y patrocinios de eventos que puedan crear preocupaciones especiales.

Otras Reglas.

• No se permiten pagos de facilitación.

• Los recursos de la empresa no pueden utilizarse para contribuciones y actividades políticas.

• Debemos llevar registros fidedignos (Los gastos deben describirse de forma completa y exacta, Nunca se debe crear ningún registro falso o engañoso)

• Seguir los controles Financieros y No financieros establecidos para gestionar transacciones financieras, comerciales, ventas, compras y actividades legales.

• Obligatorio Informar sobre los casos de chantaje y extorsión.

Reglas de Comportamiento a Nuestros Socios Empresariales/Negocio o Proveedores.

• Se comprometen a prevenir el soborno en relación con la transacción, proyecto, actividad o relación correspondiente.

• Deben llevar a cabo servicios legítimos.

• Itera es capaz de poner fin a la relación con el socio empresarial /negocio o proveedor en el caso de soborno por parte de, o en nombre de, o en beneficio del socio de negocios en relación con la transacción, proyecto, actividad o relación correspondiente.

Nuestros compromisos al trabajar con socios empresariales/ negocio y o proveedores.

• La debida diligencia y/o selección debida deberá documentarse y conservarse cuando hay ausencia de controles antisoborno.

• Itera debe determinar si el socio empresarial/negocio o proveedores tiene implementados controles antisoborno que gestionan el riesgo relevante de soborno.

• En caso de no existir controles antisoborno:

a. Itera debe solicitar al socio empresarial/negocio o proveedores la implementación de controles antisoborno.

b. Donde no es posible solicitar al socio empresarial/negocio o proveedores implementar controles antisoborno, Itera tomará este factor en cuenta al evaluar el riesgo de soborno.

• Si Itera considera que los riesgos de soborno que conlleva este socio empresarial/negocio o proveedores son inaceptablemente altos, y el riesgo de soborno no puede reducirse por otros medios entonces se procederá a terminar, suspender o posponer la transacción, proyecto, actividad o relación.

• Itera no está obligado a verificar el pleno cumplimiento de estos requisitos por parte del socio de negocios no controlado, sin embargo, verificamos cuenten con políticas relevantes.

• No debe pedirse a los socios empresariales o proveedores que presten servicios sin contrato alguno.

• Los pagos a los socios empresariales o proveedores no deben efectuarse en efectivo, a alguien que no sea la contraparte del contrato, o en un lugar que no tenga ninguna conexión.

• Hay que supervisar constantemente las actividades de nuestros socios o proveedores.

• Itera anima a sus empleados a compartir esta Política Anticorrupción con sus socios empresariales o proveedores para que sean conscientes de su compromiso.

No ayudamos a los clientes o socios de negocio con conducta inapropiada.

• Los empleados de Itera que trabajen para un cliente no deben dejarse tentar por pagos indebidos u otra conducta deshonesta.

• Los empleados que se enfrenten a una situación que plantee este tipo de preocupaciones deben hablarlo con su líder o pedir consejo al personal del departamento jurídico y de cumplimiento.

La diligencia debida sobre el personal es necesaria en procedimientos de contratación.

• Itera lleva a cabo la diligencia debida sobre el personal antes de que se sean contratadas y antes de que sean transferidos o promovidos a posiciones que están expuestas a más que un riesgo bajo de soborno.

• Recursos Humanos lleva a cabo la prueba de valores RH en Proceso de contratación.

• Recursos Humanos toma obtiene referencias satisfactorias de los patrones anteriores del personal potencial.

La diligencia debida es necesaria en actividades de fusión y adquisición.

• Antes de cerrar una adquisición, se lleve a cabo la diligencia debida contra la corrupción que le permita identificar y mitigar los riesgos.

• Itera incorporará a la empresa adquirida en sus controles internos y en su programa de cumplimiento en cuanto sea posible.

• Los empleados de Itera están obligados a cooperar en cualquiera de esas acciones.

Bonificaciones por desempeño.

• Se realizan evaluaciones del personal cada Q y el resultado de esa evaluación depende si la persona recibe el pago del bono por resultados.

• Los bonos por resultado de los convenios de desempeño antes de aprobarlos, se revisan cada Q con los líderes de cada área y ellos los aprueban. Adicionalmente el Director de Recursos Humanos revisa dichas aprobaciones.

• El Bono por Convenio de Desempeño se paga proporcionalmente de acuerdo a la calificación que el personal obtiene.

• Todos los bonos se pagan proporcionalmente de acuerdo:

            a. El monto especificado en su plan de compensación.

b. El tiempo del trimestre que el personal laboró en Itera.

Conflictos de interés.

•  Los candidatos deben declarar a Recursos Humanos si tienen algún conflicto de interés antes de incorporarse a Itera.

• Cuando se produzca un conflicto de interés relacionado con el abastecimiento de bienes o servicios de un tercero, se debe declarar inmediatamente a su líder inmediatamente.

• Los empleados de Itera no deben tener ningún tipo de compromiso, remunerado o no con un socio comercial o un competidor de Itera, así mismo con cualquier otra persona o empresa si ello afecta a su rendimiento en Itera.

• Los empleados de Itera no deben Llevar a cabo actividades comerciales con cualquier otra entidad en la que tenga una participación o afiliación sustancial.

Toma de conciencia y certificación.

Se requiere obtener una certificación o declaración en la que se responde a ciertas preguntas y el interesado certifica que:

• Ha leído y entendido esta política.

• Respetará sus términos y cumplimiento.

• No tiene conocimiento de violaciones de esta política.

Se deben identificar a los socios de negocios que actúen en nombre de Itera o en su beneficio y que puedan suponer más que un riesgo bajo de soborno para la organización. Para los cuales, se les comunica sus obligaciones, los requisitos de toma de conciencia y formación antisoborno.

Información, Denuncias, quejas, reportes y NO represalias.

• Itera siempre fomenta y facilita a los empleados a que expongan cualquier tipo de preocupación o inquietud en confianza

• Itera permite la denuncia anónima.

• Itera mantendrá confidencial la identidad de los informantes

• Itera no tolerará represalias, discriminación.